Responsable du guichet des étudiants H/F
A propos de nous
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris.
L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
➔ 15 800 étudiants (dont un tiers d’étudiants internationaux)
➔ 710 enseignants-chercheurs et 900 chargés de cours
➔ 622 personnels administratifs et de bibliothèque
➔ 70 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master
➔ 5 écoles doctorales
➔ 28 unités de recherche
➔ un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Conditions de travail et vie de campus :
Des cycles de travail hebdomadaires au choix :
35h hebdomadaire avec 46 jours de congés
38h55 hebdomadaire avec 47 jours de congés + 7 jours de RTT
Un aménagement du temps de travail modulable :
sur 5 jours
sur 4,5 jours
en mode alterné (semaine de 5 jours et semaine de 4 jours)
Du télétravail conventionné : 1 à 2 jours par semaine selon les nécessités de service ; en mode flexible (3 jours mensuels)
Des professionnels à votre disposition en matière d’accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, assistante sociale, correspondant handicap
La Direction des études et de la vie universitaire met en œuvre la politique définie par la Commission de la formation et de la vie universitaire.
La DEVU peut faire des propositions au La Commission de la formation et de la vie universitaire. Elle apporte également son expertise et fournit les indicateurs et les évaluations nécessaires au pilotage de sa politique.
La DEVU a également pour mission de coordonner l’action de l’établissement dans les domaines suivants :
• la gestion des étudiants, de l’admission à la délivrance du diplôme ;
• l’ingénierie des formations, de la conception à l’évaluation ;
• l’aide à la réussite et l’innovation pédagogique ;
• l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants ;
• la professionnalisation et l’accompagnement vers l’emploi ;
• la vie associative des étudiants ;
• l’accompagnement des étudiants en situation de handicap.
En lien avec ses partenaires extérieurs (CROUS, SSU, etc), elle encourage également les initiatives en matière d’accompagnement social et médical des étudiants.
La Direction des études et de la vie universitaire assure le pilotage de projets transversaux relatifs à son champ d’intervention.
La Direction des études et de la vie universitaire est composée de quatre pôles :
• Pôle Ingénierie des formations et innovation pédagogique
• Service Scolarité et Gestion des Formations
• Pôle Information, orientation et insertion professionnelle
• Pôle Vie étudiante
• Observatoire de la Vie Étudiante
Mission proposée
Conditions d'exercice :
Création ou vacance poste : Poste vacant
Catégorie d’emploi et corps : Catégorie A – ASI
Emploi-type REFERENS III : J3C44 – Assistant-e en gestion administrative
Le/la responsable du guichet des étudiants est chargé-e d’impulser et accompagner le déploiement de ce guichet.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les différentes directions et composantes de l’Université.
Placé-e sous l’autorité hiérarchique de la directrice des Etudes et de la Vie Universitaire il/elle est en relation privilégiée avec le service de la vie étudiante, il/elle est la personne référente du projet auprès des acteurs internes et des partenaires extérieurs.
Le/la responsable de ce guichet au sein de l’établissement est force de proposition pour proposer des axes d’amélioration qui visent à faciliter le déploiement et sa pérennisation.
Activités principales :
Piloter l’activité du guichet étudiant, en lien avec les autres composantes et services :
Etre le-la premier-ère interlocuteur-trice des composantes et services en termes de besoins d’accompagnement et d’orientation des étudiants ;
Repérer les difficultés liées à l’inscription et aux demandes des étudiants et rechercher des solutions pour y remédier, en lien avec les composantes et services ;
Fédérer l’ensemble des parties prenantes ;
Participer au comité de suivi GLPI et à l’amélioration des demandes d’assistance des étudiants ;
Contribuer à l’inscription du guichet étudiant dans une démarche qualité telle que promue par le projet Service +
Organiser les missions du guichet étudiant :
Construire avec les composantes et services, une collaboration du guichet étudiant aux démarches liées à la vie étudiante (candidatures, inscriptions, réorientations…) ;
Construire un planning de participation du guichet étudiant aux activités de la DEVU ;
Organiser la charge de travail du guichet étudiant en lien avec le calendrier universitaire ;
Organiser les différents moments de communication sur le guichet étudiant le déroulement du projet auprès de la communauté universitaire et des acteurs extérieurs ;
Développer des relations avec les structures externes :
Développer des relations avec les préfectures d’Ile-de-France et le CROUS pour fluidifier l’accueil et l’inscription des étudiants néo-entrants (élaboration de procédures conjointes, de permanences en période de rentrée, etc) ;
Mettre en place un planning de permanences avec des partenaires externes, pour faciliter l’orientation et l’accompagnement des étudiants.
D’autres missions pourront être confiées au regard des nécessités de service au sein de la Direction des études et de la vie universitaire.
Notre profil idéal
Connaissances :
Connaitre le fonctionnement de l’université et de l’enseignement supérieur ;
Connaitre la réglementation spécifique de l’inscription dans un établissement d’enseignement supérieur et de l’organisation des études ;
Maîtriser l’offre de formation de l’université.
Compétences opérationnelles :
Maîtrise des applications dévolues à la gestion de la scolarité (Apogée, e-candidat) ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Planification des activités.
Compétences comportementales :
Sens du travail en équipe ;
Esprit d’initiative ;
Sens du service public ;
Qualités relationnelles ;
Esprit d’initiative ;
Capacités rédactionnelles.
Diplôme réglementaire exigé – formation professionnelle – expérience :
Bac + 2 minimum ;
Expérience dans le domaine de la scolarité souhaité ;
La maîtrise de l’anglais serait un plus.